我提个建议草案
具体时间：端午或在之后（有人明确五一不能来，另外留点时间给大家安排行程）；
会期：1-2天，第一天为集体活动日，后面自由分组活动；
接头地点：系馆、锁石咖啡（边喝咖啡边等人）
上午活动：参观校园、校史馆（周二四六开门，去的话要安排周六）
午餐：学校食堂、校内餐厅（需自购饭卡，或者有志愿者收钱提前去买也可以，现在食堂对外一次性卡消费要比学生卡贵30%）
下午：喝茶聊天、玩游戏、做运动、照相、写留言（集思广益）
晚上：邀请一部分老师 大家一起聚餐（老师们提前1-2周联系，太久忘掉了、太近可能无法安排时间）
住宿：自助预定，电话APP不限（华中科技大学国际学术交流中心-虹景接待部住宿服务 027-87792200）
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同学会筹备可能要做的工作
确定同学人数 （建议分两次，当前先统计意向，提前1-2周再次具体确定人数）
会前纪念品 （即刻开始筹划，群里说过T恤什么的，聚会当天发给大家）
会后纪念品 （即刻开始筹划，纪念册、DVD什么的，加上聚会的内容，后面做好发给大家）
定集体活动内容 （即刻开始筹划）
约老师 （提前1-2周联系）
定晚餐的位子 （提前1-2周联系，包括需要帮忙购饭卡、酒水之类）
定活动的位子 （提前1-2周联系，包括需要购买的玩具、场地等，激烈活动考虑买保险）
定住宿（如果有同学需要帮忙、提前1-2周联系）
活动内容单、地图 （上述确定后，聚会当天发给大家）
现场照相拍摄
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希望出一份力的同学可以报名参加
联系人组（每个班至少2个人，保证能接电话信息）
活动策划组（起码3个人，人多不限，策划、预定、采购）
纪念品策划组（起码3个人，人多不限，策划、预定、采购）
预约预定组（起码3个人，人多不限，策划、预定、采购）
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产生的费用不搞摊派，由提出需求的同学支付。比如我要筹委会帮忙定酒店，就要先转定金；我要定T恤或纪念品，就要先交制作费用。
集体晚餐、集体活动，所产生的的费用，按实际参加的人头分摊。