办公族身边会有很多纸质文件，如：企划书和提案书、参考资料、合同、账单、宣传册等等，这些是办公环境的重要组成部分。
无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通依然然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。
但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，没有想象中那么难，一步一步来。
第一步：文件的分类
文件一般可分为三类：
1、正在办理的文件：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件，譬如必须回复的信件、预计提交的报告、打算阅读的报纸等。
2、近期会使用的文件：已经办理好了，但是近期可能还会使用到的文件。
3、需要一直保存的文件：已处理完毕、但需要保存的文件，如合同、发票等。
需要一直保存”的文件大约分两类，一类是证件、合同类这类文件直接放到普通的资料夹里收好就好。另外一类使用频率稍高，如杂志剪报 、 研讨会的摘要等。
第二步：文件的丢弃
1、除了“现在正在用”，“近期内会需要”，“需要一直保存”的文件之外，都丢掉吧。
2、一些纠结麻烦的文件请这样整理
（1）广告、各类研讨会的资料、过期杂志报纸，宣传资料等，请丢弃；
（2）信用卡消费明细，请丢弃，需要的时候你可以去查电子版；
（3）电器产品等的说明书，请丢弃，有问的时候可以上网查询；
（4）贺年卡除了让你心动的之外，请丢弃；
（5）已经用完的存折请丢弃，再看也不会让你的财产增多；
（6）薪资明细表，请丢弃，你已经有电子版了。
第三步：文件的收纳
1、正在使用的文件
“现在正在用”的文件属于待办，可以用一个装“待办文件”的盒子来装这类文件，重点是这样的盒子只能有一个，绝对不能分散到各处。
这类文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。
正在办理的文件，等到办理完毕后，将会变成第二，三种状态，如果近期都不会使用了，那要么需要保存起来，要么就应及时丢弃。
2、近期使用的文件
近期会使用的文件，可以用另外一个文件盒收纳然后放在待办文件盒的边上，最好是在两个盒子上分别贴身标签“待办”，“近期使用”。
3、需要保存的文件
已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。
只要把上面的做到位了，你想要的就可以很快的找到，工作效率也会大大的提高的，如果你没有时间整理文件，那么你迟早要腾出时间来找文件。
无论电脑和“无纸化办公”多么普及，信息流通依然然离不开这些纸质文件。所以，如何科学地收纳它们，是一项重要的整理技能。
但也无需考虑得太复杂。凡是过于复杂的事，一般都很难坚持，整理也一样，没有想象中那么难，一步一步来。
第一步：文件的分类
文件一般可分为三类：
1、正在办理的文件：与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件，譬如必须回复的信件、预计提交的报告、打算阅读的报纸等。
2、近期会使用的文件：已经办理好了，但是近期可能还会使用到的文件。
3、需要一直保存的文件：已处理完毕、但需要保存的文件，如合同、发票等。
需要一直保存”的文件大约分两类，一类是证件、合同类这类文件直接放到普通的资料夹里收好就好。另外一类使用频率稍高，如杂志剪报 、 研讨会的摘要等。
第二步：文件的丢弃
1、除了“现在正在用”，“近期内会需要”，“需要一直保存”的文件之外，都丢掉吧。
2、一些纠结麻烦的文件请这样整理
（1）广告、各类研讨会的资料、过期杂志报纸，宣传资料等，请丢弃；
（2）信用卡消费明细，请丢弃，需要的时候你可以去查电子版；
（3）电器产品等的说明书，请丢弃，有问的时候可以上网查询；
（4）贺年卡除了让你心动的之外，请丢弃；
（5）已经用完的存折请丢弃，再看也不会让你的财产增多；
（6）薪资明细表，请丢弃，你已经有电子版了。
第三步：文件的收纳
1、正在使用的文件
“现在正在用”的文件属于待办，可以用一个装“待办文件”的盒子来装这类文件，重点是这样的盒子只能有一个，绝对不能分散到各处。
这类文件因为使用频率高，应尽量摆放得离手边近一点，以方便随时拿到。
正在办理的文件，等到办理完毕后，将会变成第二，三种状态，如果近期都不会使用了，那要么需要保存起来，要么就应及时丢弃。
2、近期使用的文件
近期会使用的文件，可以用另外一个文件盒收纳然后放在待办文件盒的边上，最好是在两个盒子上分别贴身标签“待办”，“近期使用”。
3、需要保存的文件
已办好、需保存起来的文件，因为不常用，建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话，应在文件夹侧面贴上标签，标上内容，做到一目了然。
只要把上面的做到位了，你想要的就可以很快的找到，工作效率也会大大的提高的，如果你没有时间整理文件，那么你迟早要腾出时间来找文件。
