忙碌了一天，总算是将设计图做好了，等审核通过就算完成了，但这恰恰是最费时间的开始。
　　审核文件常常是发送到聊天群，好几个人七嘴八舌的提一些修改建议。光是要整理这些建议就要费一番精力，更不用说后面的不断调整。整个作品从设计到完成，三分之一的时间都在等其他人下载文件，然后汇集修改建议。

　　如果是小文件倒不影响，文件太大的话，下载到本地要一些时间，甚至有的时候因为审核人在忙着其它的，暂时没时间查看，而等待被审核的人，就只能干等回复，严重影响了工作效率。大部分加班的原因，大多就是因为等待审核建议时间长和后期的多次修改调整。
　　等作品完成之后，除了防止文件损坏，常常多备几份在本地硬盘，为了方便随时取出，还要额外一个移动硬盘进行存放。但是，文件资料越来越多，硬盘空间越来越少。

　　设计作品是公司财产的一部分，而存备了大量作品的员工，需要为公司财产负责，同时还得自备存储硬盘。作为员工，所担当的责任过大。公司本身却由于没有将这些文件集中管控，不仅增加了资料丢失的风险，还有容易造成公司财产的不安全性。
　　主要原因就是员工和公司缺少一个固定、安全的环境来生成资料。因设计工作的特殊性，即便公司有专门的电脑办公，但还是会存储至个人硬盘，传输到其它笔记本上，方便临时修改。这就造成了资料多方流转容易丢失的可能性。再者，受制于文件的大小，传输的过程也是很耗时间的。

　　如果有一个固定、安全的空间专门存放资料，员工在需要进行修改的时候，从这个空间取出。其他查看审核的人，只需要进入空间查看，直接提出修改建议，就能很好地规避上面提到的问题了。
　　如遇到多人审核的情况下，还可以通过视频会议讨论的方式。发起视频邀约参与的人，通过共享个人文件给其他人，每个人都直接打开文件进行查看并提出建议。这效率远比将一个文件发到群里，等了半天，要么还在下载，要么没看到消息。等每个人都审核完了，都已经过去了很久，提出的有效建议也因一个人说一句，一堆的消息显得无序杂乱。

　　作品完成之后存放在空间里，不再需要备份多样到本地硬盘，也不用一直携带着移动硬盘，只需要登录空间读取下了，就可以在本地进行处理修改。对于公司而言，更是有一个安全的空间存放公司资料财产。
　　一些常用的资料放在公用文档里，员工方便进行读取，不需要每次都要找负责人传送文件。而重要的文件，有专门的人把控，有需要的员工进行申请，这样就可以把控文件的流向，大大地提高了安全性。这不仅是员工的“云端”移动硬盘，也是公司的安全存储空间。